Wie gehe ich vor, wenn ich eine erfinderische Idee habe?

Wenn Sie eine innovative Idee haben, die möglicherweise erfinderisch ist, sollten Sie zunächst unsere Patentreferentin Frau Hötten kontaktieren. Bitte vereinbaren Sie einen Termin (patentscout(at)w-hs.de) und erläutern Sie Ihre Erfindung in einem persönlichen Gespräch. Erfinderische Ideen dürfen nicht ungeschützt über E-Mail kommuniziert werden (unsichere Übermittlung mit Gefahr der Zugänglichkeit für Dritte)! 

Frau Hötten ist generell zu den Erfindersprechstunden erreichbar, individuelle Terminvereinbarungen sind ebenfalls möglich. In einem Gespräch können Sie Ihre Idee vorstellen und Frau Hötten wird in kostenlosen Patentdatenbanken eine Vorrecherche zum Stand der Technik durchführen und Sie bei allen Fragen zur weiteren Vorgehensweise beraten. Anhand der Rechercheergebnisse wird Frau Hötten mit Ihnen gemeinsam entscheiden, ob bzw. mit welchen Inhalten Sie am besten eine Erfindungsmeldung durch Ausfüllen des Formulars zur Erfindungsmeldung (siehe unter Formulare von A-Z) einreichen. 

Planen Sie eine Veröffentlichung Ihrer Erfindung in naher Zukunft (weniger als 4 Monate), sollten Sie sofort eine offizielle Erfindungsmeldung durch Ausfüllen des Formulars zur Erfindungsmeldung im Technologietransfer bei Frau Dr. Birckenstaedt (Raum A3.1.08) persönlich oder im verschlossenen Umschlag abgeben. Erfindungsmeldungen dürfen nicht unverschlüsselt per Email übermittelt werden! In Ausnahmefällen können verschlüsselte Erfindungsmeldungen über Email abgegeben werden. Hierzu vereinbaren Sie ein geeignetes Password und sprechen die Vorgehensweise mit Frau Dr. Birckenstaedt oder Frau Hötten im Vorfeld ab.

Welche Pflichten habe ich als Beschäftigter an Hochschulen?

Als Arbeitnehmer an Hochschulen unterliegen Sie dem Gesetz über Arbeitnehmererfindungen (ArbnErfG). Dies betrifft z.B. Beamte, wissenschaftliche und Verwaltungsangestellte sowie wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte. Studierende ohne Anstellungsvertrag mit der Hochschule unterliegen nicht dem Gesetz über Arbeitnehmererfindungen bezogen auf die Hochschule.

Machen sie eine Erfindung, die aus der dienstlich obliegenden Tätigkeit entstanden ist, so handelt es sich um eine Diensterfindung. Dazu zählen bei Wissenschaftlern auch Ergebnisse aus der Drittmittelforschung. Auch Erfindungen, die maßgeblich auf Erfahrungen an der Hochschule oder Arbeiten der dienstlichen Tätigkeit beruhen, sind Diensterfindungen. Bitte beachten Sie, dass unter dieser Voraussetzung auch Forschungsarbeiten in Nebentätigkeit zu Diensterfindungen führen können.

Diensterfindungen müssen der Hochschule gemeldet werden (§ 5 ArbnErfG). Dabei ist es z.B. unerheblich, wo (z. B. auf dem Arbeitsplatz, im Urlaub, zu Hause usw.) Sie die erfinderische Idee hatten. Bitte verwenden Sie für die Meldung einer Erfindung das Erfindungsmeldungsformular.

Sind Sie der Meinung, Ihre Erfindung fällt nicht unter eine Diensterfindung und es handelt sich damit um eine freie Erfindung, sind Sie verpflichtet dies der Hochschule in Textform mitzuteilen. Eine Verpflichtung zur Mitteilung freier Erfindungen entfällt nur dann, wenn die Erfindung offensichtlich im Arbeitsbereich der Hochschule nicht verwendbar ist (§ 18 ArbnErfG). Für die Mitteilung gibt es kein Formular, so dass Sie formlos erklären, wer an der Erfindung beteiligt ist. Zudem muss die Erfindung in der Mitteilung nachvollziehbar erläutert sein. Die Hochschule erhält damit die Möglichkeit der Prüfung, ob es sich tatsächlich um eine freie Erfindung handelt. Handelt es sich nach Einschätzung der Hochschule nicht um eine freie Erfindung, wird man Ihnen dies innerhalb von 3 Monaten mitteilen. 

Worauf muss ich achten, um die mögliche Patentierung meiner Idee nicht zu gefährden?

Für eine Patentanmeldung ist absolute Voraussetzung, dass die Erfindung neu ist. Jede Form von Veröffentlichung, egal ob mündlich schriftlich oder durch Benutzung, ist neuheitsschädlich und schließt eine Patentierung aus. 

Beispiele für Veröffentlichungen sind: Vorlesung, Vortrag im Seminar oder Kongresse, Vorstellung auf Messen, Publikationen u.a. Poster, Internet, Absprachen mit Firmenmitarbeitern, Aushänge zu Studien-, Diplomarbeiten usw.

Eine Erfindung darf immer nur einem beschränkten Personenkreis zugänglich gemacht werden, der zur Geheimhaltung verpflichtet ist. Personen, die aufgrund ihrer Anstellung an der Hochschule zur Geheimhaltung von Dienstgeheimnissen verpflichtet sind, müssen auf den Geheimhaltungsbedarf hingewiesen werden. Personen, die nicht bei der Hochschule angestellt sind, (z.B. Studierende ohne Anstellungsvertrag, Firmenmitarbeiter bei Projektanbahnungen, Kooperationen usw.), sollen auf Grund besserer Nachweisbarkeit schriftliche Geheimhaltungsvereinbarungen (GHVs) unterschreiben. Entsprechende Formulare erhalten Sie im Intranet unter Formulare A-Z. Für Anpassungen einer GHV an abweichende Situationen wenden Sie sich bitte an Herrn Wojak (kai-norman.wojak(at)w-hs.de, Tel.: 0209-9596-379) im Justitiariat der WHS.

Ich plane eine Veröffentlichung und bin mir nicht sicher, ob eine patentwürdige Idee enthalten ist.

Geben Sie bitte so früh wie möglich eine offizielle Erfindungsmeldung durch Ausfüllen des Formulars zur Erfindungsmeldung (siehe unter Formulare von A-Z im Intranet) im Technologietransfer bei Frau Dr. Birckenstaedt  (Raum A3.1.08) persönlich oder im verschlossenen Umschlag ab. Erfindungsmeldungen nicht per E-Mail übermitteln. In Ausnahmefällen können Erfindungsmeldungen mit Hilfe von Verschlüsselungssystemen über E-Mail abgegeben werden. Hierzu sprechen Sie die Vorgehensweise mit Frau Dr. Birckenstaedt ab. Die Hochschule bemüht sich in Zusammenarbeit mit der PROvendis GmbH um eine schnelle Beurteilung der Patent- und Vermarktungsfähigkeit.

Welcher Zeitpunkt ist für eine Erfindungsmeldung sinnvoll?

Eine Erfindung sollte generell unverzüglich gemeldet werden.

Sie muss spätestens gemeldet werden, wenn Sie innerhalb der nächsten 2 Monate eine Veröffentlichung der Erfindung planen. Sinnvoller ist eine Meldung mindestens 4 Monate vor einer geplanten Veröffentlichung abzugeben, um eine genauere Prüfung der Erfindungsmeldung zu ermöglichen. 

Generell ist eine frühe Erfindungsmeldung erstrebenswert, um einer potentiellen Patentanmeldung durch Dritte zuvorzukommen. Vorteilhaft ist jedoch, wenn die Entwicklung eines Prototypen zeitnah zu erwarten ist, da die Chancen für die Verwertung sich erhöhen, wenn Interessenten eine funktionsfähige Ausführungsform vorgestellt werden kann.

Will ein weisungsungebundener Hochschulwissenschaftler in einem Ausnahmefall, wie z.B. ethische Überlegungen, seine Forschungsergebnisse nicht der Öffentlichkeit zugänglich machen, wird er von der Meldepflicht befreit. Ändert er jedoch seine Meinung und will seine Erfindung zu einem späteren Zeitpunkt doch noch offenbaren, bestehen wieder die Pflichten zur vorherigen Erfindungsmeldung mit Anzeige der geplanten Publikation.

Was passiert nach Abgabe einer Erfindungsmeldung?

Der Eingang Ihrer Erfindungsmeldung wird Ihnen bestätigt, in der Regel per E-Mail. Die Hochschule wird Teil F und Teil G des Formulars zur Erfindungsmeldung ausfüllen und prüft zunächst die formale Vollständigkeit Ihrer Erfindungsmeldung. Ist Ihre Erfindungsmeldung unvollständig, z.B. fehlen Unterschriften, Angaben oder Anlagen, wird die Hochschule Sie hiervon in Kenntnis setzen. Ist Ihre Erfindungsmeldung inhaltlich unvollständig, gilt als offizielles Datum der Abgabe erst das der Nachlieferung der fehlenden Bestandteile.

Im Anschluss wird Ihre Erfindungsmeldung in der Regel an die Patentverwertungsagentur PROvendis GmbH weitergeleitet, deren Mitgesellschafter die Hochschule ist. Bei PROvendis wird Ihre Erfindungsmeldung zur weiteren Prüfung einem Haupt- sowie einem Neben-Innovationsmanager zugeordnet, deren Namen Ihnen mitgeteilt werden. Diese prüfen Ihre Erfindungsmeldung weiter auf inhaltliche Vollständigkeit, Patentfähigkeit und schätzen insbesondere das Marktpotential ab. Während der Prüfungsphase kann es bei Ihnen zu Rückfragen durch die Innovationsmanager kommen und Sie werden um Mithilfe bei der Klärung bestehender Fragen gebeten.

Die Innovationsmanager von PROvendis fertigen für die Hochschule eine Stellungnahme zu Ihrer Erfindungsmeldung. Dabei kann es sich um eine begründete Empfehlung zur Inanspruchnahme oder Freigabe Ihrer Erfindung handeln. Eine Entscheidung über Inanspruchnahme (§ 6 ArbnErfG) oder Freigabe (§ 8 ArbnErfG) auf Grundlage der Erkenntnisse aus der Stellungnahme erfolgt durch das Präsidium der Hochschule. Die Entscheidung wird Ihnen innerhalb von spätestens 4 Monaten nach vollständigem Eingang Ihrer Erfindungsmeldung in Textform oder persönlich mitgeteilt und Sie werden gebeten, die Kenntnisnahme zu bestätigen. Bei Inanspruchnahme durch die Hochschule müssen Sie Ihre Erfindung weiterhin mindestens bis zur Patentanmeldung geheim halten.

Bei einer Freigabeentscheidung durch die Hochschule liegen die Rechte an der Erfindung bei Ihnen und Sie können frei darüber verfügen, also beispielsweise die Erfindung privat auf eigene Kosten zum Patent anmelden oder eine Veröffentlichung tätigen. 

Meine Erfindung wurde von der Hochschule in Anspruch genommen, wie geht es weiter?

Über die PROvendis GmbH wird eine Patentanwaltskanzlei mit der Erstellung einer Patentanmeldung oder in Ausnahmefällen einer Gebrauchsmusteranmeldung, in der Regel in Deutschland, beauftragt. Ein Patentanwalt wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen. Möchten Sie eine weitere Begleitung während des Patententwurfes durch Frau Hötten, müssen Sie den Wunsch bei Frau Hötten äußern.

Innerhalb des nächsten Jahres nach Anmeldetag der Patentanmeldung muss die Hochschule sich entscheiden, ob sie Anmeldungen im Ausland vornehmen möchte und in welchen Ländern sie ggf. Anmeldungen vornehmen möchte. Die Hochschule hat das Recht aber nicht die Verpflichtung Auslandsanmeldungen vorzunehmen (§14 ArbnErfG). Sie werden daher frühzeitig angeschrieben, ob Sie bereits vorab einschätzen können, inwieweit Sie im Falle eines Verzichtes der Hochschule an Auslandsanmeldungen auf eigene Kosten interessiert sind. Die Hochschule wird Ihnen rechtzeitig, in der Regel spätestens einen Monat vor Ablauf des Prioritätsjahres mitteilen, ob und wenn in welchen Ländern sie anmelden möchte. Sollten Sie Interesse an Auslandsanmeldungen auf eigene Kosten haben, werden Ihnen die Länder, in denen die Hochschule nicht anmelden will, freigegeben.

Die Hochschule nimmt Erfindungen in der Regel mit der Absicht in Anspruch, die erwirkten Schutzrechte kommerziell durch die PROvendis GmbH verwerten zu lassen. Hierzu ist ggf. Ihre Mitwirkung als Erfinder/in erforderlich.

Darf ich meine Erfindung nach einer Patentanmeldung und Verwertung noch nutzen?

Auch nach Inanspruchnahme durch die Hochschule behält der/die weisungsunabhängige Hochschul-Erfinder/in ein nichtausschließliches Recht zur Benutzung seiner/ihrer Diensterfindung im Rahmen seiner/ihrer Lehr- und Forschungstätigkeit (§ 42 Abs. 3 ArbnErfG).

Welche Fristen sind im Zusammenhang mit einer Erfindungsmeldung zu beachten?

Bei Abgabe Ihrer Erfindungsmeldung erhält diese ein Eingangsdatum. Sollte Ihre Erfindungsmeldung unvollständig sein, erhalten Sie spätestens innerhalb von 2 Monaten, in der Regel innerhalb weniger Tage, eine Benachrichtigung über fehlende Bestandteile. Mit Nachreichung inhaltlich fehlender Bestandteile gilt dann das Eingangsdatum. Die Hochschule wird Sie spätestens innerhalb von 4 Monaten über eine Freigabe oder Inanspruchnahme Ihrer Erfindungsmeldung informieren. Die Hochschule ist bestrebt, diesen rechtlichen Zeitrahmen zu verkürzen. Haben Sie konkret eine Veröffentlichung geplant, so wird von Ihnen erwartet, dass Sie diesen Termin der Hochschule in der Erfindungsmeldung mitteilen. In diesem Fall wird die Hochschule innerhalb von 2 Monaten entweder zu einer Freigabeentscheidung kommen oder eine Patentanmeldung vornehmen. Die Hochschule wird immer bemüht sein, bei Veröffentlichungsabsichten möglichst schnell zu einer Entscheidung zu gelangen. Klären Sie Ihre Veröffentlichungsabsichten gleich bei Abgabe der Erfindungsmeldung.

Was ist der Unterschied zwischen einer Erfindungsmeldung und einer Patentanmeldung?

Mit einer Erfindungsmeldung melden Sie lediglich der Hochschule, dass Sie eine Erfindung gemacht haben. Die Hochschule vermag dann zu prüfen, ob sie Ihre Erfindung in Anspruch nehmen oder freigeben will. Ihre Erfindung ist nicht geschützt und Sie müssen Ihre Erfindung weiterhin geheim halten!

Mit einer Patentanmeldung wird Ihre Erfindung an einem Patentamt, in der Regel am Deutschen Patent- und Markenamt (DPMA) eingereicht, nachdem sie von der Hochschule aufgrund Ihrer vorherigen Erfindungsmeldung in Anspruch genommen wurde. Die Patentanmeldung erfolgt über einen Patentanwalt und Sie werden über den Anmeldetag entsprechend informiert. Ab dem  Anmeldetag am Patentamt ist Ihre Erfindung geschützt.

Welche Vorteile habe ich durch Patentanmeldungen über die Hochschule und welche finanzielle Beteiligung an Verwertungserlösen haben Erfinder/innen an Hochschulen?

Sie haben bei der Patentanmeldung mit der Hochschule als Anmelder weiterhin das Erfinderpersönlichkeitsrecht, d.h. das Recht als Erfinder/in auf der Patentanmeldung genannt zu werden. Eine Patentanmeldung wird nach 18 Monaten vom Patentamt veröffentlicht. Sie können die Anmeldung oder das später ggf. erteilte Patent als Veröffentlichung zitieren. 

Gegebenenfalls können Patentanmeldungen als Innovationsnachweis Vorteile bei der Einwerbung von Drittmitteln bringen. 

Viele Technologiefelder sind mittlerweile dicht mit Schutzrechten durchdrungen. Industrielle Kooperationspartner suchen zunehmend gezielt die Zusammenarbeit mit solchen Instituten/Arbeitsgruppen, die über eine eigene Schutzrechtsbasis verfügen.

Kommt es zur Verwertung Ihrer Erfindung haben Sie bzw. die Erfindergemeinschaft (im Falle mehrerer Erfinder/innen) Anspruch auf 30% der Verwertungseinnahmen (§ 42 Abs.4 ArbnErfG).

Welche Rechte ergeben sich aus einer Inanspruchnahme durch die Hochschule?

Wenn die Hochschule Ihre Erfindung in Anspruch genommen hat, haben Sie das Recht, dass die Hochschule eine Patentanmeldung oder in Ausnahmefällen Gebrauchsmusteranmeldung in ordentlicher Form beim Deutschen Patent- und Markenamt (DPMA) einreicht, wenn nicht vertragliche Verpflichtungen zur Übergabe an Dritte bestehen oder schriftlich mit Ihnen etwas anderes vereinbart wurde. 

Bei einer Verwertung Ihrer Erfindung haben Sie (bzw. die Erfindergemeinschaft) Anspruch auf eine Vergütung in Höhe von 30% der Verwertungseinnahmen.

Die Hochschule hat das Recht, aber nicht die Verpflichtung, Auslandsanmeldungen zu tätigen.

Wann kann ich über meine Erfindung verfügen?

Wenn Sie nach einer Erfindungsmeldung eine Freigabe der Hochschule erhalten haben, können Sie über Ihre Erfindung frei verfügen (ArbnErfG §8). Sie können beispielsweise veröffentlichen oder auf eigene Kosten ein Patent anmelden.

Wenn eine freie Erfindung vorliegt, muss der/die Erfinder/in hingegen bei einer anderweitigen Verwertung während der Dauer des Arbeitsverhältnisses der Hochschule ein nichtausschließliches Recht zur Benutzung der Erfindung zu angemessenen Bedingungen anbieten, wenn die Erfindung in den Arbeitsbereich der Hochschule fällt (§ 19 ArbnErfG).

Studierende als Miterfinder/innen. Was ist zu beachten?

Studierende unterliegen nicht dem Gesetz über Arbeitnehmererfindungen, solange sie keine Anstellung bei der Hochschule als studentische oder wissenschaftliche Hilfskraft haben. Damit sind Sie bei einer Beteiligung an Erfindungen nicht verpflichtet, ihre Erfinderanteile an die Hochschule zu übertragen. Ist die Hochschule oder sind Sie als Projektleiter durch Drittmittelverträge daran gebunden, dem Vertragspartner Rechte an Erfindungen als Option oder zur Übertragung anzubieten, lassen Sie nur Studierende an den Projekten mitarbeiten, die entweder über eine Hilfskraftstelle im Projekt angestellt sind oder sich freiwillig bereit erklären, ihre Rechte an die Hochschule zu übertragen. Bitte nehmen Sie vor Projektbeginn in solchen Fällen Kontakt zur näheren Beratung mit Frau Hötten oder Frau Birckenstaedt auf.

Ich habe meine Erfindung aus Versehen veröffentlicht. Was kann ich noch machen?

Eine Veröffentlichung bedingt, dass Neuheit nicht mehr gegeben ist und eine Patentanmeldung zumindest in Deutschland somit ausgeschlossen ist. Handelt es sich um eine Eigenveröffentlichung der Erfinderin/des Erfinders, so kann jedoch innerhalb von 6 Monaten in Deutschland noch eine Gebrauchsmusteranmeldung eingereicht werden (vorausgesetzt es handelt sich nicht um ein Verfahren). Setzen Sie sich nach einer Eigenveröffentlichung bitte schnellstmöglich mit unserer Patentreferentin Frau Hötten in Verbindung.

Das Thema interessiert mich! Wo kann ich mehr darüber erfahren?

Für weitere Fragen steht Ihnen Frau Hötten gerne zur Verfügung. Darüber hinaus bietet die PROvendis GmbH in ihrem Internetangebot einen Patentführerschein an. Weiterhin finden Sie über die Liste nützlicher Links weitere Informationen wie z.B. das Gesetz über Arbeitnehmererfindungen und kostenlose Recherchemöglichkeiten.

Redaktionell verantwortliche Person nach § 55, Abs. 2 RStV:
Dr. Elisabeth Birckenstaedt