Um bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten die Einhaltung der Datenschutzvorschriften zu gewährleisten und die Überprüfung zu ermöglichen, wird ein Verzeichnis dieser Tätigkeiten erstellt. Es stellt sicher, dass bei der Verarbeitung die Interessen der Betroffenen gewahrt bleiben und dient der Dokumentation der Einhaltung der Vorschriften. Die Aufsichtsbehörden können Einblick in das Verzeichnis verlangen, um die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften zu überprüfen. Eine Einsichtnahme durch andere Personen ist nicht vorgesehen.

Es wird an der Westfälischen Hochschule durch den Datenschutzbeauftragten geführt, der die Meldungen der einzelnen Organisationseinheiten bündelt und vorhält. Meldungen zum Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten erfolgen durch die verarbeitende Stelle durch Ausfüllen der unten herunterladbaren Vorlage (im Intranet). Anschließend wird die Meldung dann an den Datenschutzbeauftragten weitergeleitet.

Immer wenn eine wesentliche Änderung in einem Verarbeitungsprozess eintritt, ist eine Meldung abzugeben. Einträge nach altem Recht (vor 2018) behalten weiter ihre Gültigkeit und müssen nicht neu erstellt werden.

Bei der Neueinführung eines Verfahrens, bei dem personenbezogene Daten verarbeitet werden, sollte die Meldung schon bei der Entwicklung des Verfahrens ausgefüllt werden. Dadurch werden die Regelungen des Datenschutzes von Anfang an in die Planung einbezogen.

Ändern sich im weiteren Verlauf der Umfang der verarbeiteten Daten oder andere Faktoren ist hierzu eine Änderungsanzeige einzureichen.