Dienstreisen sollen nur durchgeführt werden, wenn eine kostengünstigere Erledigung des Dienstgeschäfts nicht möglich oder nicht sinnvoll ist. Dienstreisen sind rechtzeitig zu beantragen oder anzuordnen.

Bei der Wahl der Beförderungsmittel haben Dienstreisende neben dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit insbesondere Aspekte des Klimaschutzes zu berücksichtigen.

Entscheiden sich Dienstreisende aus umweltpolitischen Gründen für die Nutzung der Bahn, werden die notwendigen Kosten erstattet, auch wenn dadurch höhere Kosten entstehen. Bei Bahnfahrtzeiten von mindestens zwei Stunden ist die Nutzung der ersten Klasse gestattet.

Die Kosten der Dienstreise sind grundsätzlich vorab selbst zu leisten. Bei kostenintensiven Reisen kann eine Vorauszahlung i.H.v. 80% der zu erwartenden Reisekostenerstattung gewährt oder vorab Rechnungen durch die Hochschule übernommen werden.

Spätestens sechs Monate nach Beendigung des Dienstgeschäfts der Reise sind das Abrechnungsformular sowie sämtliche Belege einzureichen. Eine spätere Abrechnung ist ausgeschlossen.

Bei Nutzung von privateigenen Kraftfahrzeugen können Sachschäden bis maximal 300 € ersetzt werden, wenn diese durch einen Dienstunfall verursacht wurden. Mit Genehmigung der Wegstreckenentschädigung sind auch die Kosten der Fahrzeugvollversicherung mit einer Selbstbeteiligung von 300 € abgegolten.

Exkursionen sind wissenschaftlich vorbereitete und unter wissenschaftlicher Leitung durchgeführte Lehrveranstaltungen außerhalb der Hochschule. Dazu wird auf die Exkursionsrichtlinien verwiesen. Insbesondere  ist zu beachten, dass bei Nutzung von privateigenen Kraftfahrzeugen die/der jeweilige Fahrzeughalter*in das Risiko einer Beschädigung des Kraftfahrzeuges trägt. Für Exkursionsteilnehmer*innen empfiehlt die Hochschule eine vertragliche Haftungsbeschränkung der Fahrerin / des Fahrers gegenüber den Fahrzeuginsassen oder eine Insassenunfallversicherung abzuschließen, sofern diese nicht bereits in der Autoversicherung inbegriffen ist. Der gesetzliche Unfallschutz der Unfallkasse NRW greift hier nicht.

Bei Auslandsexkursionen sollte im Vorfeld bezüglich möglicher Fördermöglichkeiten (z.B. DAAD) Kontakt mit dem International Office aufgenommen werden.