Trennungsrechnung

Was heißt Trennungsrechnung?

Hochschulen lassen sich steuerlich in zwei Tätigkeitsbereiche einteilen:

  • den hoheitlichen, nicht-wirtschaftlichen Bereich
    (Lehre und Eigenforschung)
  • den wirtschaftlichen Drittmittel-Bereich
    (z.B. Auftragsforschung, Dienstleistungen)

Der Begriff Trennungsrechnung steht für die buchhalterische Trennung der Kosten und der Finanzierung der beiden Tätigkeitsbereiche.

Warum ist eine Trennungsrechnung erforderlich?

Diese Anforderung stammt aus dem Wettbewerbsrecht der Europäischen Union. Es soll verhindert werden, dass staatlich finanzierte Einrichtungen wie z.B. Hochschulen privaten Anbietern unlautere Konkurrenz machen, indem sie ihre Dienstleistungen aus Haushaltsmitteln mitfinanzieren und somit aus Steuermitteln subventionieren. 

Gesetzliche Grundlage ist der EU-Beihilferahmen (Gemeinschaftsrahmen für staatliche Beihilfen für Forschung, Entwicklung und Innovation 2006/C323/01). Nach Artikel 87 Absatz 1 EG-Vertrag sind staatliche oder aus staatlichen Mitteln gewährte Beihilfen im Grundsatz verboten.

Was ist das Grundprinzip der Trennungsrechnung?

  • Der nicht-wirtschaftliche Bereich muss eindeutig von der wirtschaftlichen Tätigkeit getrennt werden.
  • Alle wirtschaftlichen Drittmittel-Projekte müssen zu Marktpreisen abgerechnet werden bzw. falls dieser nicht feststellbar ist, muss eine nachvollziehbare Kalkulation vorliegen. Diese muss alle Preisbestandteile enthalten, die auch in der Privatwirtschaft üblich sind, z.B. Kosten für Stammpersonal, Zuschläge für Gemeinkosten und Gewinn.
  • Nicht-wirtschaftliche Projekte werden wie üblich beantragt und abgerechnet. Es gelten hier die jeweiligen Förderrichtlinien des Geldgebers

Was ist vor dem Abschluss neuer Projekte zu beachten?

Wenn die Aufgabenstellung definiert ist, muss geklärt werden, ob es sich um ein wirtschaftliches oder nicht-wirtschaftliches Projekt handelt. Um die Einordnung zu erleichtern, bietet sich das Durcharbeiten des Formulars „Anmeldung eines Drittmittelprojektes“ an. Die Drittmittelsachbearbeiter/innen des Dezernats für Finanzen beraten gerne. Bei nicht-wirtschaftlichen Projekten (z.B. BMBF-Anträgen) erfolgt die Beantragung wie bisher zu den jeweiligen Förderrichtlinien des Geldgebers. Bei der Antragstellung unterstützt die Stelle für Technologietransfer, Frau Dr. Birckenstaedt.
Bei wirtschaftlichen Projekten ist eine marktkonforme Kalkulation erforderlich. Diese ist zusammen mit dem abzuschließenden Drittmittel-Vertrag an die Drittmittelsachbearbeiterin oder -sachbearbeiter zu schicken. Ebenfalls beizufügen ist das ausgefüllte Formular „Anmeldung eines Drittmittelprojektes“. Hier werden die steuerliche Einordnung, die Kalkulation sowie die Vertragsformulierungen geprüft und der Vertrag zur  Unterschrift dem Kanzler vorgelegt.

Wie sind wirtschaftliche Projekte zu kalkulieren?

Zur Kalkulation steht die Excel-Datei „Kalkulationshilfe für wirtschaftliche Projekte“ im Intranet zur Verfügung. Hierin werden alle üblichen Preisbestandteile berücksichtigt:
• Stellenanteil Stammpersonal
• zusätzliches Personal
• Sachausgaben
• Aufträge an Fremdfirmen
• Gemeinkosten-Zuschlag
• Gewinn-Zuschlag
Für die Personalkosten-Berechnung ist eine Gehaltstabelle hinterlegt, die die durchschnittlich je Entgeltgruppe an unsere Hochschule angefallen Kosten enthält.

Wie hoch ist der Gemeinkosten-Zuschlagssatz?

Gemeinkosten sind die indirekten Kosten, die sich nicht eindeutig einem Drittmittelprojekt zu ordnen lassen, aber deren Verbrauch berücksichtigt werden muss. Hierzu zählen z.B. Gebäudekosten, Strom, Heizung, Kosten für zentrale Einrichtungen. Aus dem Verhältnis der insgesamt an der Hochschule angefallen indirekten Kosten zu den direkten Personalkosten wird ein prozentualer Zuschlagssatz ermittelt.
Die Basisdaten stammen aus der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR). Der ermittelte Zuschlagssatz wird jährlich anhand der Kosten der zurückliegenden 3 Jahre aktualisiert.
Zurzeit beträgt der Gemeinkosten-Zuschlagssatz hochschulweit einheitlich 66% der direkten Personalkosten. Dieser einheitliche Prozentsatz spiegelt das Solidaritätsprinzip wieder und ist in der Praxis am Besten umsetzbar.

Was ist während der Projektlaufzeit zu beachten?

Dem Projekt müssen alle zugehörigen Kosten zugerechnet werden.
Ausgaben, die direkt für dieses Projekt veranlasst wurden, werden auch direkt gebucht (z.B. Sachausgaben sowie Ausgaben für Personal, das extra für dieses Projekt eingestellt ist). Bereits beim Beschaffungs- bzw. Einstellungsantrag sollte daher die korrekte Kontierung angegeben werden.
Um die Kosten für Stammpersonal ebenfalls abrechnen zu können, ist eine Arbeitszeiterfassung erforderlich. Diese Erfassung wird an der Fachhochschule Gelsenkirchen projektbezogen auf die reine Drittmitteltätigkeit beschränkt. Hierfür steht das Formular "Arbeitszeiterfassung in Stunden" zur Verfügung.
Die Zeiterfassungen sind jeweils zum 15. des Folgemonats an den jeweiligen Drittmittelsachbearbeiter des Dezernats für Finanzmanagement weiterzuleiten.

Welche Umbuchungen werden durchgeführt?

Die umzubuchenden Kosten für das Stammpersonal werden durch das Dezernat Finanzmanagement anhand der vorgelegten Zeiterfassung auf Basis der Personaldurchschnittskosten durchgeführt.
Während der Projektlaufzeit wird ein Projekt in regelmäßigen Abständen (z.B. vierteljährlich) durch das Dezernat Finanzmanagement mit dem in der Kalkulation genutzten Gemeinkosten-Zuschlagsatz belastet.

Was ist am Ende des Projektes zu beachten?

Die Fertigstellung eines Projektes ist der Drittmittelsachbearbeiterin bzw. -sachbearbeiter durch die Projektleitung möglichst umgehend anzuzeigen, damit die Abschlussbuchungen zeitnah durchgeführt werden können. Offene Projektkonten, über die innerhalb eines Jahres keine Einnahmen gebucht wurden, werden in der Regel als beendet angesehen und im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten abgeschlossen.
Verbleibende Geldreste (Gewinne) von beendeten Projekten stehen den Projektleitern/innen auf ihren Drittmittel-Sammelkonten zur Verfügung.
Bei ordnungsgemäß kalkulierten Projekten ist im Regelfall mit einem Gewinn zu rechnen.
Sollte durch Unvorhergesehenes doch ein Verlust entstehen, so ist dieser vorrangig mit den persönlichen Drittmittel-Sammel- bzw. Rücklagekonten der Projektleitung zu verrechnen.
Für den Fall, das kein Guthaben zur Verlustdeckung vorhanden ist (z.B. bei Professor/in ohne Drittmittelerfahrung), ist es ggf. möglich, dass der Ausgleich über die Zentrale Rücklage für Defizite erfolgen kann. Dieser Ausgleich ist durch die Projektleitung über das Dezernat Finanzmanagement, unter Darlegung der Verlustursache, zu beantragen.

Welche steuerlichen Konsequenzen gibt es?

Wirtschaftliche Projekte sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig.
Das heißt, dass auf die Netto-Auftragssumme zurzeit 19 % Umsatzsteuer aufgeschlagen werden muss. Die Umsatzsteuer wird mit Rechnungsstellung fällig und durch das Dezernat Finanzmanagement an das Finanzamt abgeführt (Umsatzsteuerschuld).
Im Gegenzug können bei Sachausgaben, die für das Projekt verwendet werden, Vorsteuern gezogen werden. Das heißt, die in den Lieferanten-Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer wird mit der oben genannten Umsatzsteuerschuld verrechnet.
Zusätzlich sind wirtschaftliche Projekte – mit Ausnahme der Auftragsforschung – ertragssteuerpflichtig.
Im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten wird das Dezernat Finanzmanagement projektbezogen den Jahresgewinn ermitteln und einen entsprechenden Betrag für die Ertragssteuern umbuchen.
Bei Verträgen mit ausländischen Geldgebern sowie bei einigen ausgewählten Dienstleistungen, wie z.B. Weiterbildung, oder bei Kooperationen mit anderen Hochschulen sind steuerrechtliche Sonderregelungen zu beachten. Bitte vor Vertragsabschluss und Rechnungsstellung mit der Steuer-Sachbearbeitung des Dezernats Finanzmanagement abklären.

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Redaktionell verantwortliche Person nach § 55, Abs. 2 RStV:
Susanne Kersten, 26.02.2018